El Éxito en la Comunicación

"La comunicación es una de las mayores aliadas de la productividad; entrenando y mejorando esta habilidad constantemente, somos capaces de desarrollar una idea y convertirla en un entregable funcional"

De mis experiencias como Project Manager, he acumulado la satisfacción de enfrentarme a importantes desafíos que han elevado mis estándares y, a medida que los he conquistado, también he forjado mi carácter y determinación. Cuando se trata de manejar equipos remotos, establecer normas claras de comunicación y optimizar estas herramientas es de vital importancia. Diseñar el plan de lo que necesitamos comunicar, identificar las características del público a quien va dirigido, seleccionar los canales más adecuados y los formatos a utilizar, son aspectos esenciales para determinar el éxito o fracaso de toda nuestra gestión.

En esta experiencia de trabajo a distancia, formé un equipo multidisciplinario de 5 personas, entre ellos ingenieros de diferentes ramas y profesionales de áreas administrativas y de negocios. Era un proyecto nuevo, por lo que el equipo no contaba con experiencia previa; el objetivo era implementar una unidad de evaluación y control en la documentación técnica generada por las áreas operativas de la única empresa responsable de la operación y mantenimiento de la infraestructura eléctrica de alta tensión de mi país, República Dominicana, para realizar trabajos sin tensión. Algunos de los sistemas intervenidos en estos trabajos son de red, subestaciones y protecciones eléctricas.

El alcance del proyecto era sumamente ambicioso y con plazos sumamente ajustados (primer hándicap) pues, sumado a las responsabilidades centrales de cada miembro del equipo, completarlo requería usualmente trabajar fuera de horario y llevar trabajo a casa. En corto tiempo nos dimos cuenta de que el volumen de trabajo demandaba sobreasignación de recursos y que el plan de comunicaciones que planteamos se quedaba corto frente a la diversidad de enfoques de los interesados y la informalidad o mal uso de los canales de comunicación de la empresa. Esto trajo como consecuencia que priorizáramos la velocidad de evaluación antes que la profundidad del análisis de la información.

Dado que el proyecto sacó a flote diferencias conceptuales entre los interesados y reveló un grado importante de falta de autoridad, aprovechamos el involucramiento del sponsor y su posición de liderazgo para influenciar en la participación de éstos, promover el intercambio de información y dirigirlos hacia el objetivo principal. Como resultado, colaboramos indirectamente en la formalización de las estrategias de trabajo de otras áreas.

Desde el equipo de proyecto, cambiamos el enfoque con el que manejábamos la comunicación interna de y hacia afuera de meramente técnica a desarrollar habilidades directivas involucrando persuasión, resolución de conflictos e implementando un poderoso sistema de documentación y manejo de estadísticas, creación de plantillas para reuniones y publicación de informes de desempeño. Con esto, auditamos los procesos, calificamos nuestra gestión y archivamos todas esas incidencias de cara al futuro.

Un aspecto fundamental para lograr el éxito del proyecto fue documentar las lecciones aprendidas, pues cada paso de mejora traía consigo nuevos retos por los constantes cambios de cronograma sometidos por el sponsor en un círculo de “prueba y error” y la fuerte resistencia que presentaban los interesados ante el equipo del proyecto para asumirlos, pues cada uno tenía un modelo de organización y planificación hecho “a su medida”. A lo largo del camino, aprovechamos el conocimiento ganado en las fases anteriores y logramos garantizar que los incidentes o reclamaciones quedaran resueltos, aumentando el grado de satisfacción de los interesados y su compromiso con el objetivo del proyecto.

Estudios revelan que el 30% de los proyectos fracasa por falta de comunicación y, por esta experiencia, ¡no nos puede quedar más claro! Las causas más comunes por las que los proyectos fracasan, como falta de claridad en los objetivos y ausencia de liderazgo, están asociadas a la carencia en las habilidades de transmitir una idea con éxito. La forma más eficiente de definir las necesidades o entradas de los procesos, las herramientas que conviene utilizar y las salidas que queremos producir es a través del uso correcto y consciente de las técnicas para comunicar.

Este proyecto quedó en nuestra memoria como una grandiosa oportunidad aprovechada para nuestro desarrollo profesional y personal, pues iniciamos como técnicos y terminamos más humanos y conscientes de la importancia de las habilidades blandas, el mix perfecto entre intención y comunicación efectiva.